Arsip Sebagai Aset Vital, DPK Kaltim Tekankan Pentingnya Audit Kearsipan Eksternal Bagi BUMD, Organisasi Masyarakat, hingga Organisasi Politik
Arsip Sebagai Aset Vital, DPK Kaltim Tekankan Pentingnya Audit Kearsipan Eksternal Bagi BUMD, Organisasi Masyarakat, hingga Organisasi Politik
Samarinda- Dalam upaya memperkuat tata kelola kearsipan pada masyarakat di berbagai sektor organisasi, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur melalui Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan (PKTK) menyelenggarakan Sosialisasi Instrumen Audit Sistem Kearsipan Eksternal (ASKE) bagi Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), Organisasi Masyarakat (Ormas), serta Organisasi Politik (Orpol). di Lantai 6 Aula Bankaltimtara, Jalan Jenderal Sudirman, Samarinda. Kegiatan ini berlangsung pada Rabu (10/12/2025)
Sosialisasi ini digelar sebagai bentuk penguatan pengawasan dan pembinaan terhadap penyelenggaraan kearsipan di luar instansi pemerintah atau lembaga negara. BUMD, Ormas, dan Orpol sebagai entitas yang menjalankan fungsi pelayanan publik, aktivitas sosial, hingga kegiatan politik, dinilai perlu memiliki tata kelola arsip yang tertib, sistematis, dan sesuai kerangka hukum yang berlaku. Hal tersebut disampaikan oleh Kepala Bidang PKTK, Dewi Susanti, dalam paparannya di hadapan seluruh peserta.
“BUMD, Ormas, dan Orpol memiliki tanggung jawab besar dalam memberikan pelayanan dan menjalankan fungsi organisasi yang bersentuhan langsung dengan masyarakat. Karena itu, penyelenggaraan kearsipan harus dilakukan secara tertib, terstandar, dan sesuai ketentuan perundang-undangan,” tegas Dewi.
Ia memaparkan bahwa hasil pemantauan sementara DPK Kaltim menunjukkan masih terdapat sejumlah permasalahan signifikan dalam pengelolaan arsip di ketiga sektor tersebut. Permasalahan tersebut meliputi belum tersedianya sistem klasifikasi arsip yang baku, minimnya pemanfaatan teknologi informasi dalam penyimpanan arsip, lemahnya aspek pengamanan arsip, serta belum optimalnya kemampuan sumber daya manusia dalam mengelola arsip.
“Oleh sebab itu, Audit Sistem Kearsipan Eksternal menjadi langkah penting untuk menilai, membina, dan meningkatkan kualitas tata kelola arsip pada BUMD, Ormas, dan Orpol. Dengan adanya ASKE, kita dapat memperoleh gambaran menyeluruh tentang tingkat efektivitas, kepatuhan, dan kesesuaian penyelenggaraan kearsipan dengan standar nasional,” jelas Dewi Susanti.
DPK Kaltim menegaskan bahwa kegiatan sosialisasi ini merupakan bagian dari fungsi pembinaan pemerintah provinsi dalam memastikan kesiapan organisasi eksternal untuk menerapkan standar kearsipan sesuai Sistem Nasional Kearsipan (SNK). Upaya ini sekaligus memperkuat komitmen bersama dalam mewujudkan tertib arsip sebagai instrumen penting untuk reformasi birokrasi, transparansi informasi, dan peningkatan kualitas pelayanan publik.
Sejalan dengan hal tersebut, Plt Kepala DPK Kaltim, Anita Natalia Krisnawati, turut menekankan pentingnya keberadaan arsip bagi keberlangsungan organisasi. Menurutnya, arsip bukan hanya dokumentasi kegiatan, melainkan aset strategis yang menentukan kemampuan organisasi dalam mempertanggungjawabkan setiap tindakan administratif maupun keuangan.
“Tanpa arsip, organisasi tidak dapat memberikan pertanggungjawaban yang jelas. Bagi BUMD, arsip sangat penting dalam audit keuangan dan operasional. Bagi Ormas dan Orpol, arsip adalah dasar pertanggungjawaban kepada anggota, donatur, pemerintah, dan publik,” ujarnya.
Anita menambahkan bahwa tata kelola arsip yang baik dapat mengurangi potensi penyimpangan, manipulasi data, hingga konflik internal. Arsip mampu menjadi alat klarifikasi ketika terjadi perbedaan informasi atau sengketa, sehingga mendukung transparansi dan meningkatkan kepercayaan publik.
“Tata kelola arsip yang efektif bukan hanya soal kerapian dokumen, tetapi juga tentang bagaimana organisasi menjaga integritas dan kredibilitasnya,” kata Anita.
Dalam kegiatan ini, DPK Kaltim menghadirkan tiga narasumber, yaitu Kepala Bidang PKTK, Arsiparis Penyelia DPK Kaltim, serta Kepala Record Center Bankaltimtara. Ketiganya memberikan pemahaman mendalam terkait instrumen ASKE, standar kearsipan nasional, mekanisme audit, serta praktik terbaik pengelolaan arsip di lembaga non-pemerintah.
Melalui sosialisasi ini, DPK Kaltim berharap seluruh peserta dapat meningkatkan kesadaran akan pentingnya arsip sekaligus memperkuat kapasitas organisasi dalam menyelenggarakan kearsipan yang profesional, akuntabel, dan sesuai standar nasional.
Sumber: Humas DPK Kaltim
