Bukan Sekadar Simpan Dokumen! DPK Kaltim Ajak ASN Melek Arsip demi Birokrasi yang Lebih Tertata
Bukan Sekadar Simpan Dokumen! DPK Kaltim Ajak ASN Melek Arsip demi Birokrasi yang Lebih Tertata
Samarinda- Arsip bukan hanya tumpukan dokumen yang disimpan di lemari atau ruang penyimpanan. Lebih dari itu, arsip merupakan bukti akuntabilitas, memori organisasi, sekaligus fondasi penting dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efektif dan profesional. Berangkat dari semangat tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur terus memperkuat kapasitas sumber daya manusia di bidang kearsipan melalui Bimbingan Teknis (Bimtek) Implementasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) bagi Arsiparis dan Pengelola Arsip Angkatan II, yang digelar di Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BPSDM) Kalimantan Timur, Selasa (28/7/2026).
Dalam kesempatan tersebut, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur, Ir. Lisa Hasliana, M.Si, menegaskan bahwa pemahaman mengenai pengelolaan arsip tidak hanya menjadi tanggung jawab arsiparis semata, tetapi juga harus dimiliki oleh setiap Aparatur Sipil Negara (ASN), terutama pada unit pencipta arsip di masing-masing perangkat daerah.
Menurutnya, setiap dokumen yang dihasilkan dalam proses administrasi pemerintahan memiliki nilai penting dan harus dikelola sesuai ketentuan agar mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan, sekaligus memiliki kepastian mengenai masa simpan dan penyusutannya melalui penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
"Pemahaman terhadap pengelolaan arsip di unit pencipta adalah fondasi utama tertib administrasi pemerintahan. Melalui pemahaman JRA yang baik, kita dapat mengatasi berbagai tantangan di lapangan seperti minimnya sarana serta ketiadaan daftar arsip yang terstruktur," ujar Lisa.
Ia menjelaskan, pengelolaan arsip yang baik akan berdampak langsung terhadap kualitas pelayanan publik. Ketika arsip tersusun secara sistematis, proses pencarian data menjadi lebih cepat, pengambilan keputusan lebih akurat, serta risiko kehilangan dokumen penting dapat diminimalkan.
Namun demikian, Lisa mengakui bahwa masih terdapat sejumlah tantangan dalam pengelolaan arsip di berbagai instansi pemerintah. Di antaranya adalah belum tertatanya daftar arsip secara menyeluruh, keterbatasan fasilitas penyimpanan, hingga belum meratanya pemahaman ASN terhadap pentingnya pengelolaan arsip sesuai standar nasional.
Karena itu, menurutnya, peningkatan kompetensi melalui kegiatan bimbingan teknis menjadi langkah strategis agar setiap perangkat daerah memiliki sumber daya manusia yang mampu mengelola arsip secara profesional dan sesuai regulasi.
"Kearsipan bukan pekerjaan administratif semata. Arsip menjadi bukti perjalanan organisasi, dasar pengambilan kebijakan, hingga bentuk pertanggungjawaban pemerintah kepada masyarakat. Karena itu, pengelolaannya harus dilakukan secara benar sejak arsip tersebut diciptakan," tambahnya.
Bimtek Implementasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) Angkatan II diikuti oleh 37 Aparatur Sipil Negara (ASN) yang terdiri atas arsiparis dan pengelola arsip dari berbagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur. Selama kegiatan berlangsung, para peserta memperoleh pembekalan mengenai implementasi JRA, tata kelola arsip dinamis, hingga praktik pengelolaan arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Melalui kegiatan ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur berharap seluruh peserta dapat menjadi motor penggerak dalam membangun budaya tertib arsip di instansi masing-masing. Dengan meningkatnya kompetensi para arsiparis dan pengelola arsip, tata kelola pemerintahan di Kalimantan Timur diharapkan semakin akuntabel, efisien, transparan, serta mampu memberikan pelayanan publik yang lebih berkualitas.
Bimtek ini juga menjadi bagian dari komitmen DPK Kalimantan Timur dalam mendukung terwujudnya sistem kearsipan daerah yang modern, adaptif, dan berkelanjutan, sejalan dengan upaya membangun birokrasi yang profesional di Bumi Etam.
Sumber: Humas DPK Kaltim
