Dari Rak Deposit Berlabuh ke Record Center, 52 Arsip Mendapatkan “Treatment Baru” untuk Pengelolaan Arsip
Dari Rak Deposit Berlabuh ke Record Center, 52 Arsip Mendapatkan “Treatment Baru” untuk Pengelolaan Arsip
Samarinda- Dalam upaya meningkatkan efisiensi kerja dan penyelamatan memori kolektif organisasi, Bidang Deposit, Pelestarian, Pengembangan Koleksi, dan Pengolahan Bahan Perpustakaan (DPPKBP) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim melaksanakan kegiatan pemindahan arsip inaktif ke Record Center, Rabu (26/8/2026)
Langkah ini merupakan komitmen pada peraturan yang berlaku, yakni Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan peraturan pelaksanaannya. Dalam aturan tersebut, setiap Unit Pengolah (UP) arsip di dinas/badan berkewajiban melakukan penataan dan menyerahkan arsip inaktif kepada Record Center (RC) atau Unit Kearsipan (UK) sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Sekretaris DPK Kaltim, Anita Natalia Krisnawati, menegaskan Arsip bukan sekadar tumpukan kertas, melainkan bukti otentik penyelenggaraan administrasi dalam pengambilan kebijakan.
“ Pemindahan ini bertujuan untuk menjamin ketersediaan akses terhadap informasi yang memiliki nilai guna hukum, keuangan, maupun sejarah. Dengan memindahkan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun (inaktif) dari ruang kerja ke Record Center , maka mengoptimalkan ruang kerja lebih tertata dan produktif,” terang Anita.
Selain itu menurutnya, melalui penyerahan arsip yang dilaksanakan secara berkala dan berkelanjutan akan menjamin keamanan dokumen dari risiko kerusakan atau kehilangan. Sehingga, proses temu balik informasi saat dibutuhkan untuk keperluan audit atau referensi kerja dapat ditemukan dengan cepat dan data tetap tersimpan dengan lengkap sesuai dengan kronologi kegiatan
Plt. Kepala DPPKBP, Patimah Irny mengatakan kegiatan ini akan dilakukan secara periodik. Tertib arsip adalah cermin ketertiban administrasi.
“Kami ingin memastikan bahwa setiap jengkal informasi yang dihasilkan DPPKBP tersimpan dengan aman dan sesuai regulasi yang berlaku," ujarnya.
Penyerahan Arsip Inaktif adalah kegiatan yang wajib dilaksanakan oleh Pemerintah pada setiap dinas atau badan. Hal tersebut menjadi langkah awal penyusutan arsip sesuai Undang-Undang No. 43 Tahun 2009, Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
- Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
- Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
- Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah untuk merekam peristiwa.
Ada pun arsip-arsip yang dipindah atau diakuisisi dari bidang DPPKBP ke Record Center UK merupakan arsip tahun 2021 sebanyak 2 arsip, 2023 sebanyak 19 arsip, dan 2024 sebanyak 31 arsip. Sebagai instansi pembina badan atau dinas lainnya di lingkup Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur, DPK Kaltim harus menjadi contoh tertib pengelolaan arsip dimulai dari internal lalu menjadi percontohan untuk OPD lainnya.
Sumber: Humas DPK Kaltim
