DPK Kaltim Serius Bina OPD Agar Arsip Tak Asal Simpan
DPK Kaltim Serius Bina OPD Agar Arsip Tak Asal Simpan
Samarinda- Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan (PKTK) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur menegaskan komitmennya untuk tidak hanya meningkatkan nilai pengawasan kearsipan di daerah, tetapi juga memastikan seluruh perangkat daerah (OPD) tertib dalam pengelolaan arsip sesuai dengan standar yang ditetapkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Dalam rangka mendukung hal tersebut, DPK Kaltim menggelar kegiatan pembinaan pengisian formulir digital ASKI (Audit Sistem Kearsipan Internal) yang wajib diisi secara mandiri oleh setiap Unit Pengelola (UP.2) di masing-masing OPD, Senin (6/10/2025)
Kegiatan ini berlangsung di Mini Studio Arsip DPK Kaltim, Jalan Bung Tomo, Samarinda Seberang, dan diikuti para Arsiparis serta Pengelola Arsip dari berbagai dinas dan badan di lingkungan Pemprov Kaltim.
Pada kesempatan tersebut, Kepala Bidang PKTK, Dewi Susanti, menegaskan pentingnya keberadaan dan pengelolaan arsip di setiap OPD.
“Arsip jenis apa pun harus diberkaskan, tidak boleh lagi dibiarkan berceceran apalagi tanpa Record Center. Setiap OPD wajib memiliki Record Center,” tegasnya.
Dewi juga menambahkan, siapa pun pemimpin daerahnya, sektor kearsipan tetap menjadi pilar penting pemerintahan. Ia mencontohkan masa pemerintahan Gubernur H. Rudy Mas’ud (Harum), di mana arsip terkait program unggulan seperti Gratispol dan Jospol harus diberkaskan dengan rapi dan sistematis sebagai bagian dari dokumentasi visi-misi kepala daerah.
Permasalahan Umum di OPD
Sementara itu, Dwi Rendra, Staf Pengelola Arsip DPK Kaltim, mengungkapkan sejumlah permasalahan umum yang masih kerap ditemukan di lapangan saat audit kearsipan dilakukan.
“Banyak bidang (UP.2) di OPD yang sudah melakukan pemberkasan, tapi belum melaporkan ke Unit Kearsipan (UK.2) di instansinya. Selain itu, arsip yang sudah tidak digunakan masih disimpan di bidang, belum dipindahkan ke sekretariat atau Record Center. Ini jadi faktor turunnya nilai pengawasan,” jelas Dwi.
Ia juga menyoroti kesalahpahaman tentang konsep alih media arsip, yang kerap disamakan hanya dengan proses pemindaian (scanning). Padahal, alih media sebenarnya hanya berlaku untuk arsip berpotensi permanen seperti Peraturan Daerah atau SK Pimpinan Daerah, bukan dokumen biasa seperti surat tugas.
“Masih banyak miskonsepsi, tapi forum ini jadi ruang kita belajar dan saling mengetahui kondisi masing-masing OPD. Tujuannya bukan semata angka penilaian, tapi menciptakan tertib arsip nyata di setiap kantor,” imbuhnya.
Kegiatan pembinaan ini akan berlangsung hingga Selasa, 7 Oktober 2025, di lokasi yang sama, dengan fokus materi pada Instrumen Kearsipan Internal dan Peningkatan SDM Kearsipan. Diharapkan, kegiatan ini dapat mendorong terwujudnya pengelolaan arsip yang lebih tertib, modern, dan sesuai regulasi, sekaligus memperkuat kapasitas pengelola arsip di seluruh instansi pemerintah daerah Kalimantan Timur.
Sumber: Humas DPK Kaltim
