Arsip Menumpuk? Ini Langkah Pemkab Kutai Barat Mengelola dan Menguranginya Secara Tepat
Arsip Menumpuk? Ini Langkah Pemkab Kutai Barat Mengelola dan Menguranginya Secara Tepat
Kutai Barat-Pemerintah Kabupaten Kutai Barat melalui Dinas Arsip dan Perpustakaan menyelenggarakan kegiatan Sosialisasi Penciptaan dan Penggunaan Arsip Dinamis serta Penyusutan Arsip pada tanggal 22–23 April 2026. Kegiatan ini berlangsung di Ruang Rapat Bappedalitbang Kabupaten Kutai Barat dan diikuti oleh 160 peserta yang terdiri dari para pengelola arsip dari seluruh badan dan dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Barat.
Kegiatan sosialisasi ini menghadirkan dua narasumber, yakni Zainuddin, S.Pi selaku Arsiparis Ahli Muda dan Aswin Rakhmani, S.Sos selaku Arsiparis Ahli Pertama, yang memberikan pemaparan terkait pengelolaan arsip dinamis secara efektif dan sesuai ketentuan perundang-undangan.
Dalam sambutannya, Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Kutai Barat, Yosef Stevanson, menyampaikan bahwa kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman serta menyamakan persepsi para pengelola arsip mengenai tata cara penyusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
Ia menjelaskan pengelolaan Arsip Dinamis merupakan proses pengendalian arsip yang efisien dan sistematis, yang mencakup empat tahapan utama, yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Proses ini penting untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik sebagai bentuk akuntabilitas kinerja pemerintahan.
“Pengelolaan arsip dinamis didukung oleh empat pilar utama, yaitu Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip,” jelasnya.
Sementara itu, narasumber Zainuddin, S.Pi menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang baik tidak hanya soal penyimpanan, tetapi juga memastikan arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat saat dibutuhkan.
“Arsip bukan sekadar dokumen yang disimpan, tetapi sumber informasi penting yang mendukung pengambilan keputusan. Jika tidak dikelola dengan baik, maka akan menyulitkan organisasi itu sendiri,” ujarnya.
Ia juga menambahkan bahwa penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) menjadi kunci dalam menentukan kapan arsip harus disimpan, dipindahkan, hingga dimusnahkan.
“Dengan JRA, setiap arsip memiliki kejelasan masa simpan dan perlakuannya, sehingga tidak terjadi penumpukan yang tidak terkendali,” tambahnya.
Di sisi lain, Aswin Rakhmani, S.Sos menekankan pentingnya penyusutan arsip sebagai bagian dari siklus pengelolaan arsip yang tidak bisa diabaikan.
“Penyusutan arsip adalah langkah strategis untuk mengurangi volume arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih efisien dan tertata,” jelasnya.
Ia juga mengingatkan bahwa proses pemusnahan arsip harus dilakukan sesuai prosedur dan memiliki dasar hukum yang jelas.
Adapun rincian proses pengelolaan arsip dinamis yang disampaikan dalam kegiatan ini meliputi:
1. Penciptaan Arsip
Tahap awal dalam menghasilkan arsip, baik melalui pembuatan internal maupun penerimaan dari pihak luar. Proses ini mencakup penyusunan naskah dinas, registrasi, serta pengendalian arsip.
2. Penggunaan Arsip
Pemanfaatan arsip aktif dalam mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, termasuk distribusi, layanan peminjaman, dan akses arsip oleh pihak berwenang.
3. Pemeliharaan Arsip
Upaya menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, baik secara fisik maupun informasinya. Kegiatan ini meliputi:
- Pemberkasan arsip aktif berdasarkan sistem klasifikasi
- Penataan arsip inaktif
- Alih media melalui digitalisasi atau konversi ke media lain
4. Penyusutan Arsip
Pengurangan volume arsip yang sudah tidak digunakan secara aktif, yang meliputi:
- Pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip (record center)
- Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya
- Penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan
Seluruh proses tersebut didukung oleh penggunaan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai acuan dalam menentukan jangka waktu penyimpanan serta nasib akhir arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses untuk melindungi informasi arsip.
Melalui kegiatan ini, diharapkan seluruh pengelola arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Barat dapat meningkatkan kompetensi serta menerapkan pengelolaan arsip yang tertib, efektif, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Sumber: Humas DPK Kaltim
