Biro Umum Mantapkan Tertib Arsip Lewat FGD Bersama DPK Kaltim
Biro Umum Mantapkan Tertib Arsip Lewat FGD Bersama DPK Kaltim
Balikpapan- Guna menindaklanjuti pelatihan dan studi tiru pengelolaan arsip dinamis yang telah dilakukan selama dua pekan berturut-turut, Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Timur kembali menyelenggarakan Diskusi Kelompok Terpumpun (Focus Group Discussion/FGD) bertajuk Peningkatan Kualitas Pengelolaan Persuratan dan Arsip, yang dilaksanakan di Hotel Novotel, Balikpapan, Kamis (4/9/25)
Kegiatan ini merupakan bagian dari rangkaian implementasi teori dan praktik dalam tata kelola kearsipan, terutama penerapan Tata Naskah Dinas dan prosedur pemindahan arsip inaktif ke Unit Kearsipan.
Diskusi ini menghadirkan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim, Dewi Susanti, Arsiparis Ahli Muda, yang memberikan bimbingan langsung kepada peserta.
Setiap peserta yang mewakili biro di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Timur diwajibkan mengisi formulir identifikasi kendala yang selama ini dihadapi dalam pengelolaan surat menyurat dan arsip. Tujuan utamanya adalah memetakan permasalahan nyata di lapangan untuk mencari solusi konkret serta memastikan terciptanya tertib arsip yang merata di seluruh biro.
Dalam sambutannya, Asisten I Setda Prov Kaltim, Syirajuddin, menyampaikan bahwa forum diskusi ini merupakan tindak lanjut tercepat dari hasil pembelajaran Biro Umum saat kunjungan studi tiru ke Biro Umum Setda Provinsi DKI Jakarta pada 28 Agustus 2025 lalu.
"Forum ini bukan hanya respons cepat, tapi juga bentuk keseriusan kita untuk membenahi sistem pengelolaan arsip yang selama ini kurang mendapatkan perhatian optimal. Mengingat arsip biro juga menyimpan dokumen-dokumen penting dari dinas maupun badan lain, termasuk dokumen masyarakat, maka penataan yang rapi dan konsisten adalah kebutuhan mendesak," tegasnya.
Sementara itu, Dewi Susanti menekankan pentingnya peran pimpinan dalam mendampingi langsung proses pengelolaan arsip di setiap biro.
“Komitmen organisasi dalam pengelolaan arsip tidak akan berjalan maksimal tanpa dukungan dan keterlibatan penuh dari pimpinan. Kepatuhan terhadap kearsipan harus menjadi budaya kerja, bukan hanya beban administratif,” ujarnya.
Dengan diadakannya FGD ini, Biro Umum berharap setiap biro di lingkungan Setda Provinsi Kaltim dapat segera menerapkan standar pengelolaan persuratan dan arsip yang lebih tertib, profesional, dan terintegrasi.
Langkah ini menjadi bagian penting dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan berbasis data yang valid.
Sumber: Humas DPK Kaltim
