Pengelolaan Arsip Selalu Jadi Perhatian, DPK Kaltim Kumpulkan Dinas dan Badan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kaltim Bahas Solusinya
Pengelolaan Arsip Selalu Jadi Perhatian, DPK Kaltim Kumpulkan Dinas dan Badan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kaltim Bahas Solusinya
Samarinda- Dalam upaya memperkuat tata kelola kearsipan yang sesuai dengan kaidah dan regulasi, Bidang Pengelolaan dan Akuisisi Arsip (PA) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur (DPK Kaltim) menggelar Rapat Kerja Teknis Kearsipan pada Selasa (21/10/2025) di Aula Oemar Dachlan, Kantor DPK Kaltim. Kegiatan ini diikuti oleh seluruh perwakilan dari organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur, Selasa (21/10/2025)
Rapat teknis ini difokuskan pada dua aspek penting dalam pengelolaan arsip, yaitu penyusutan dan akuisisi arsip. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh OPD memahami dan melaksanakan penyusutan arsip secara tepat, serta menyerahkan arsip statis dan permanen ke Lembaga Kearsipan Daerah, dalam hal ini DPK Kaltim.
Arsiparis Ahli Madya DPK Kaltim dalam pemaparannya menegaskan bahwa pengelolaan arsip tidak cukup hanya dengan menumpuk dokumen tanpa pendataan atau pemilahan yang sistematis.
“Rapat teknis ini menjadi forum penting untuk melihat sejauh mana progres masing-masing dinas dalam mengelola arsip, sekaligus mengidentifikasi kendala dan tantangan yang dihadapi,” ujarnya.
Lebih lanjut, ia menekankan bahwa potensi arsip permanen dan statis yang terdapat di masing-masing dinas atau badan, dapat diserahkan kepada DPK Kaltim melalui proses akuisisi.
“Lebih dari sekadar penyerahan arsip, forum ini bertujuan untuk mengingatkan seluruh aparatur pemerintah bahwa pemerintahan yang baik merupakan cerminan dari sistem kearsipan yang baik—arsip yang tertata, terdokumentasi, dan terdaftar adalah landasan dalam pengambilan keputusan yang akuntabel,” ungkapnya.
Senada dengan hal tersebut, Zainuddin, Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim, menjelaskan bahwa penyusutan arsip adalah proses pengurangan jumlah arsip dengan beberapa metode, yakni pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, serta penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
“Proses ini harus dilaksanakan sebagai bentuk tanggung jawab pengelolaan arsip. Ini bukan lagi imbauan, tapi menjadi kewajiban bagi seluruh OPD,” tegasnya.
Salah satu peserta rapat, Yadi Atim dari Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kaltim, menyambut baik forum ini. Ia menyebutkan bahwa rapat kerja teknis menjadi sarana yang sangat bermanfaat, khususnya bagi BKD yang saat ini sedang bersiap untuk melakukan penyusutan arsip menjelang akhir tahun.
“Rapat ini memberi pencerahan tentang langkah-langkah konkret yang perlu kami lakukan dalam menyerahkan arsip ke LKD, yaitu DPK Kaltim. Dari sisi pengawasan internal, ini menjadi bekal penting untuk mengejar ketertinggalan,” ujarnya.
Yadi juga menyampaikan bahwa sebagai tindak lanjut, BKD akan menyusun data arsip melalui format spreadsheet yang akan dibagikan ke seluruh bidang untuk kemudian dikumpulkan dan dikelola secara sistematis.
“Seluruh kebingungan soal pengelolaan arsip sudah dijawab tuntas di forum ini. Harapannya, kegiatan seperti ini bisa dilakukan secara rutin,” tutupnya.
Melalui rapat kerja teknis ini, DPK Kaltim menegaskan komitmennya untuk terus menjadi mitra strategis bagi seluruh perangkat daerah dalam menciptakan tata kelola kearsipan yang profesional, efektif, dan sesuai dengan amanat peraturan perundang-undangan.
Sumber: Humas DPK Kaltim
