Pengelolaan Arsip Statis di Kaltim Makin Tertib, DPK Lakukan Monitoring Intensif kepada Setiap OPD di Kaltim
Pengelolaan Arsip Statis di Kaltim Makin Tertib, DPK Lakukan Monitoring Intensif kepada Setiap OPD di Kaltim
Samarinda-Bidang Pengelolaan Arsip dan Akuisisi Arsip (PA) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur melakukan monitoring atau pengawasan pengelolaan arsip statis pada Kamis, 11 September 2025. Kegiatan berlangsung di Mini Studio Arsip DPK Kaltim, Jalan Bung Tomo, Samarinda, Kamis (11/9/2025)
Plt Kepala Bidang PA DPK Kaltim, Risnawati, menyampaikan bahwa pengawasan ini bertujuan memastikan pengelolaan arsip statis di setiap badan atau dinas di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur berjalan sesuai dengan regulasi dan prosedur yang berlaku.
“Fakta di lapangan menunjukkan bahwa tidak semua badan atau dinas melakukan penilaian arsip secara mandiri. Banyak dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang belum menyerahkan laporan arsip statisnya kepada DPK Kaltim,” ujar Risnawati. Oleh sebab itu, monitoring ini penting untuk menyatukan pemahaman bersama tentang urgensi pengelolaan arsip dalam lingkungan pemerintah.
Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim, Zainuddin, menambahkan bahwa hasil temuan di lapangan menunjukkan arsip statis di OPD masih banyak yang tergabung dengan arsip dinamis inaktif. Kondisi ini menyebabkan proses penentuan arsip statis menjadi lebih panjang dan kompleks.
Lebih lanjut, monitoring ini juga merupakan tindak lanjut dari risalah masalah kearsipan yang dibahas dalam Rapat Koordinasi Daerah (Rakorda) DPK Kaltim pada 3 Juli 2025 lalu di Balikpapan. Beberapa hasil Rakorda yang menjadi fokus tindak lanjut antara lain:
- Pengawasan pengelolaan arsip statis di lingkungan OPD
- Penyusunan Daftar Arsip Statis
- Pembentukan Surat Keputusan (SK) Tim Penilaian Arsip pada setiap OPD
- Serah terima arsip statis ke DPK Kaltim yang disertai berita acara resmi
Pengertian dan Manfaat Arsip Statis
Arsip statis adalah dokumen atau bahan kearsipan yang memiliki nilai guna permanen dan disimpan secara permanen sebagai bukti sejarah, legalitas, maupun sumber informasi yang penting bagi organisasi atau instansi. Arsip ini berbeda dengan arsip dinamis yang hanya disimpan dalam jangka waktu tertentu dan kemudian dimusnahkan atau dipindahkan.
Manfaat arsip statis sangat penting, antara lain sebagai alat bukti hukum, sumber informasi penelitian, bahan dokumentasi sejarah, dan sebagai sarana transparansi serta akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan. Dengan pengelolaan arsip statis yang baik, pemerintah dapat menjaga warisan administrasi dan budaya yang berharga serta mendukung proses tata kelola pemerintahan yang efektif dan akuntabel.
Dengan adanya monitoring rutin ini, diharapkan pengelolaan arsip statis di seluruh OPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur dapat lebih tertib dan terintegrasi, sehingga mendukung peningkatan kualitas layanan dan tata kelola administrasi pemerintahan.
Sumber: Humas DPK Kaltim
