DPK Kaltim Sosialisasikan 4 SOP Pengelolaan Arsip Dinamis, Sekda Kaltim: Asyik Mengelola Arsip
DPK Kaltim Sosialisasikan 4 SOP Pengelolaan Arsip Dinamis, Sekda Kaltim: Asyik Mengelola Arsip
Samarinda - Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan (PKTK) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur menyelenggarakan Sosialisasi Empat Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Arsip Dinamis bagi seluruh sekretaris, arsiparis, dan pengelola arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur, Selasa (28/7/2026).
Kegiatan yang berlangsung di Ruang Ruhui Rahayu, Kantor Gubernur Provinsi Kalimantan Timur ini dibuka secara resmi oleh Sekretaris Daerah Provinsi Kalimantan Timur, Dra. Sri Wahyuni, MPP. Sebanyak 150 peserta hadir mengikuti sosialisasi yang bertujuan memperkuat tata kelola arsip dinamis di setiap organisasi perangkat daerah (OPD).
Pelaksanaan sosialisasi dilatarbelakangi oleh semakin meningkatnya jumlah arsip dinamis yang dihasilkan setiap dinas dan badan di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur. Kondisi tersebut menuntut adanya alur pengelolaan arsip yang sistematis, mulai dari penggunaan, pemeliharaan, pemberkasan, penyimpanan, pemindahan hingga proses penyusutan arsip, sehingga penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan lebih tertib, efektif, dan akuntabel.
Dalam kegiatan tersebut, peserta mendapatkan pemaparan mengenai empat SOP pengelolaan arsip dinamis, yaitu SOP Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif, SOP Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif, SOP Pemberkasan Arsip Dinamis, serta SOP Penerapan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI).
Dalam arahannya, Sekretaris Daerah Provinsi Kalimantan Timur, Sri Wahyuni, menegaskan bahwa pengelolaan arsip merupakan tanggung jawab seluruh perangkat daerah, khususnya bidang-bidang teknis yang menghasilkan arsip setiap hari.
"Bidang-bidang teknis harus memiliki tanggung jawab dan semangat dalam pengelolaan arsip. Masing-masing unit harus memiliki komando yang jelas. Kepala unit pengelolaan arsip harus menjalankan fungsi komando tersebut karena sejauh ini perannya masih belum optimal," ujarnya.
Ia juga mengingatkan pentingnya kemudahan dalam menemukan kembali arsip sebagai salah satu indikator tertib administrasi.
"Asyik mengelola arsip kalau dalam tiga menit arsip sudah ditemukan. Kalau lebih dari tiga menit arsip belum ketemu, berarti pengelolaan arsipnya belum tertib," tegasnya Sri.
Sementara itu, Kepala DPK Provinsi Kalimantan Timur, Ir. Lisa Hasliana, M.Si, berharap sosialisasi ini mampu meningkatkan pemahaman sekaligus menyamakan persepsi seluruh perangkat daerah dalam menerapkan SOP pengelolaan arsip dinamis.
Menurutnya, penerapan SOP yang baik akan mendukung terciptanya tata kelola pemerintahan yang lebih efektif, akuntabel, serta mampu memberikan pelayanan administrasi yang semakin berkualitas. Ia juga berharap seluruh dinas dan badan dapat mengimplementasikan materi yang diperoleh dalam kegiatan ini secara konsisten di lingkungan kerja masing-masing.
Pada kesempatan yang sama, Kepala Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan (PKTK) DPK Provinsi Kalimantan Timur, Dewi Susanti, menjelaskan bahwa sebanyak 40 OPD dan Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) menjadi sasaran penerapan pengelolaan arsip yang sesuai standar. Di setiap UKPD, sekretaris berperan sebagai penanggung jawab, sedangkan pada unit kerja lainnya tanggung jawab berada di kepala unit tata usaha.
Dewi juga menekankan bahwa setiap unit kerja wajib memiliki arsiparis sebagai tenaga profesional yang menangani pengelolaan arsip.
"Arsiparis wajib dimiliki oleh setiap unit kerja. Profesi ini tidak boleh dianggap kecil ataupun disepelekan karena memiliki peran penting dalam menjaga dan mengelola arsip-arsip penting milik instansi," ujarnya.
Melalui sosialisasi ini, DPK Provinsi Kalimantan Timur berharap seluruh perangkat daerah dapat menerapkan empat SOP pengelolaan arsip dinamis secara optimal, sehingga pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur menjadi semakin tertib, terstandar, serta mendukung penyelenggaraan pemerintahan yang profesional dan akuntabel.
Sumber: Humas DPK Kaltim
