Arsip Rapi, Layanan Publik Lebih Cepat: Diskominfo Kaltim Gelar Bimtek Arsip Dinamis Menggandeng DPK Kaltim
Arsip Rapi, Layanan Publik Lebih Cepat: Diskominfo Kaltim Gelar Bimtek Arsip Dinamis Menggandeng DPK Kaltim
Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kalimantan Timur menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Kearsipan Dinamis Kegiatan ini diikuti oleh seluruh pegawai dan staf Diskominfo Kaltim sebagai upaya meningkatkan kapasitas dalam pengelolaan arsip secara tertib, sistematis, dan sesuai regulasi di Hotel Ibis Samarinda, Kamis,(31/7/2025).
Sekretaris Diskominfo Kaltim, Edi Hermawanto Noor, menegaskan pentingnya pemahaman arsip dinamis sebagai bagian dari tata kelola pemerintahan yang baik. Ia berharap, melalui Bimtek ini, pengelolaan arsip di lingkungan Diskominfo Kaltim bisa lebih optimal dan terintegrasi dengan sistem digital.
“Arsip dinamis bukan hanya kewajiban administratif, tapi bagian dari proses akuntabilitas publik dan transparansi layanan. Saya berharap setelah pelatihan ini, semua pegawai bisa menerapkan prinsip-prinsip pengarsipan yang benar di setiap unit kerja,” ujar Edi.
Sebagai narasumber, hadir Indah Kurnia, Arsiparis dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim. Ia memandu sesi diskusi serta praktik langsung pengelolaan arsip aktif dan inaktif, klasifikasi arsip, hingga penyusutan arsip.
Indah menjelaskan arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Menurutnya, pengelolaan arsip yang baik berdampak pada efisiensi kerja, penyelamatan informasi, serta pertanggungjawaban organisasi dalam jangka panjang.
“Sering kali arsip dipandang sebagai beban administratif. Padahal, arsip dinamis itu denyut nadi organisasi. Kalau tidak dikelola dengan baik, informasi bisa tercecer, proses bisa terhambat, bahkan keputusan bisa salah karena kehilangan dokumen penting,” jelas Indah.
Ia juga memaparkan langkah-langkah pengelolaan arsip dinamis yang ideal, yaitu:
- Penciptaan Arsip: Proses awal pengumpulan informasi dalam kegiatan organisasi.
- Klasifikasi dan Kodefikasi: Menyusun arsip berdasarkan struktur organisasi dan jenis kegiatan.
- Penyimpanan dan Pengamanan: Menyimpan arsip di tempat dan format yang sesuai (fisik maupun digital).
- Penggunaan dan Penelusuran: Menyediakan arsip saat dibutuhkan dengan sistem temu kembali yang efisien.
- Penyusutan Arsip: Menilai, memindahkan, atau memusnahkan arsip sesuai jadwal retensi arsip (JRA) yang berlaku.
Seluruh peserta mengikuti pelatihan dengan antusias dan aktif berdiskusi mengenai praktik pengarsipan di unit kerja masing-masing. Dengan adanya kegiatan ini, Diskominfo Kaltim berkomitmen untuk memperkuat budaya tertib arsip dan mendukung transformasi birokrasi menuju sistem pemerintahan yang modern, transparan, dan akuntabel.
Sumber: Humas DPK Kaltim
Sumber Foto: Diskominfo Kaltim
